Langkah Transformasi Organisasi pemerintah

Langkah Transformasi Organisasi pemerintah

Perubahan adalah sesuatu yang tidak dapat dihindari baik karena disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal organisasi. ada beberapa model perubahan seperti Lewin’s Change Management Model, Mckinsey 7-S Model, Prosci’s ADKAR Modeldan Kotter’s 8 Step Change Model. Kali ini kita akan membahas Kotter’s 8 Step Change Model karya John Kotter seorang Guru Besar di Universitas Harvard Amerika.

1.Perlu Sense of Crisis

Untuk melakukan rencana perubahan, change agent perlu menjelaskan isu-isu strategis yang dihadapi oleh organisasi. Ketidakcermatan dalam mendeteksi isu-isu strategis akan menyebabkan lemahnya inisiatif perubahan. Agar argumentasi gerakan perubahan dapat diterima oleh pimpinan organisasi, seharusnya proposal perubahan didukung oleh fakta dan data yang terjadi di lapangan. Atas dasar informasi yang handal tersebut, para pejabat dapat mempertimbangkan perlunya perubahan baik dalam struktur, proses dan sistem organisasi.

Berapa kendala yang dihadapi dalam menggalang perubahan ialah kurangnya kesadaran akan krisis yang dihadapi. Beberapa sumber yang dapat dijadikan untuk menciptakan sense of urgency ialah melalui pengukuran kinerja organisasi, pengukuran kepuasan pelanggan. Selain itu, tuntutan perubahan dapat berasal dari politisi karena adanya perubahan regim pemerintah. Hal yang sering terjadi adalah adanya perubahan teknologi informasi sehingga perlu perubahan dalam proses organisasi.

2.Membentuk agent perubahan

Setelah mengetaui isu strategis, inisiator perubahan perlu membentuk tim atau agent perubahan. Hal ini penting untuk meyampaikan gagasan perubahan yang akan dilakukan secara bersama yang memerlukan sinergi. Semakin banyak pegawai yang sadar akan perlunya perubahan, semakin cepat proses perubahan itu dilakukan. Jangan berharap bahwa perubahan itu dapat dilakukan oleh segelitir orang apabila isu yang ditangani adalah isu transformasi organisasi. oleh sebab itu, perlu dibentuk agen perubahan pada unit organisasi jika ingin membuat perubahan pada level corporate.

3.Menciptakan visi perubahan

Visi merupakan gambaran akan masa depan yang akan dicapai dengan beberapa keterangan implisit terkait mengapa anggota organisasi perlu berjibaku untuk mencapai visi dimaksud. Pada umumnya visi menjelaskan arah dan tujuan perubahan, memotivasi anggota untuk bertindak, dan membuat seluruh element organisasi bergerak atau bertindak sesuai dengan visi perubahan. Visi yang baik disertai dengan strategi kebijakan, rencana aksi dan kebutuhan angggaran yang akan diperlukan.

Setelah terbentuk agen-agen perubahan, selanjutnya hal yang dilakukan adalah menetapkan visi bersama yang akan dilakukan dalam melakukan perubahan. Visi bersama ini akan mengikat semua agent perubahan untuk bergerak kepada tujuan yang sama.Visi perubahan ini perlu terus-meneruh disebarkan agar tim perubahan semakin memahami maksud dan tujuan perubahan. Selain itu, mereka yang terlibat dalam perubahan akan mampu menjelaskan maksud perubahan apabila terdapat resistensi dari anggota organisasi.

4.Melakukan komunikasi akan pentingnya perubahan

Tahap berikutnya ialah secara kontinyu menyebarkan informasi perubahan kepada anggota organisasi. Komunikasi hendaknya dilakukan dengan bahasa yang sederhana namun jelas sehingga dapat dipahami oleh seluruh anggota perubahan. Gunakanlah metaphora, analogi dan contoh-contoh dalam memudahkan makna infomasi dapat lebih mudah diterima. Selain itu, perlu membentuk berbagai jenis forum sebagai sarana untuk menyebarluaskan informasi seperti buletin pegawai, teleconference dan social media. Jangan pernah bosan untuk mengulangi pentingnya evaluasi pegawai terhadap pencapaian visi organisasi. Seorang pemimpin perlu ‘walk the talk’ yang artinya melakukan apa yangdiucapkan atau mempuyai integritas yang tinggi. Satu perbuatan akan menghasilakan dampak yang lebih besar daripada seribu ucapan namun tanpa contoh tindakan nyata. Selain itu untuk mendorong perubahan, seorang pemimpin perlu banyak mendegar dan peka atas situasi yang dihadapi oleh bawahan. Jika gaya komunikasi tersebut dijalankan dengan efektif, proses perubahan akan berjalan dengan cepat karena dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi.

5.Pemberdayaan Pegawai dengan keterampilan dan kompetensi

Setelah mendapat dukungan dari pimpinan organisasi, change agent perlu menyusun bagaiman cara memberdayakan seluruh pegawai untuk melaksanakan perubahan. Apabila perubahan itu menyangkut peningkatan etika dan nilai, maka sebaiknya pemimpin organisasi melakukan teladan melalui setiap tindakan atau kelakuan yang sesuai dengan budaya dan nilai-nilai organisasi. Apabila perubahan itu terkait penggunaan teknologi dalam bisnis organisasi maka perlu diidentifikasi pegawai yang perlu mendapat pelatihan. Apabila perubahan itu diarahkan untuk peningkatan pelayanan kepada pelanggan, maka perlu dilakukan sosialisasi pengetahuan dari pihak ketiga atau konsultan. Dengan kata lain, perubahan menuntut peningkatan pemahaman dan keterampilan pegawai agar seusai dengan tujuan perubahan yang diharapkan.

6.Menetapkan kesuksesan jangka pendek

Agar rencana perubahan dapat diterima oleh semua pihak, penggagas perubahan perlu menetapkan keberhasilan atau hasil jangka pendek yang akan dicapai. Dengan demikian, setiap anggota organisasi akan mendapat dorongan untuk tetap fokus melakukan perubahan. Selain itu, para pegawai yang terlibat akan percaya bahwa perubahan yang akan dilakukan bukan sesuatu yang abstrak karena akan melihat output dalam jangka pendek yang akan dinikmati oleh anggota organisasi. Short-term win merupakan suatu bukti bahwa pengorbanan yang dilakukan tidak akan sia-sia dan untuk menbuktikan kepada anggota bahwa perubahan tidak hanya jargon semata namun akan memberi manfaat bagi perbaikan organisasi.

7.Tetap fokus dan jangan mudah puas

Banyak inisiatif perubahan tidak berhasil dalam mencapai tujuan jangka panjang karena cepat puas atas hasil jangka pendek yang telah dicapai. Pemimpin perubahan masih perlu menguji apakah perubahan itu sudah memuaskan para stakeholder. Untuk mengetahuinya, pemimpin organisasi perlu mendapat feedback dari pengguna layanan untuk melakukan perbaikan dalam proses bisnis organisasi. Organisasi pemerintah sebagai organisasi yang besar biasanya dihadapkan dengan resistensi atas inisiatif perubahan. Oleh karena itu, pemimpin organisasi harus aktif dalam meminta masukan dari seluruh element organisasi apakah perubahan itu sudah menyentuh substansi permasalahan yangdihadapi. Pada tahap ini, konsolidasi perubahan perlu dilakukan dalam rangka perbaikan organisasi. Usaha yang mungkin dilakukan dalam penguatan perubahan ialah melakukan promosi bagi motor perubahan agar pengaruh mereka semakin kuat dalam menjalankan perubahan.

8.Buat perubahan menjadi sesuatu yang permanent

Perubahan sistem, mekanisme proses organisasi perlu disokong dengan penetapan aturan atau kebijakan formal. Hal ini menjadi penting agar mendapat legitimasi sehingga setiap anggota akan terikat untuk menjalankannya. Selain itu, agar anggota organisasi tidak lagi terlibat atau melakukan tindakan lama yang sudah ditinggalkan. Adanya kebiasaan baru dalam organisasi perlu diabadikan sehingga sekalipun akan terjadi pergantian pemimpin organisasi, mesin organisasi akan bergerak sesuai dengan grand design yang sudah ditetapkan.

Model 8 Step Change Model ini memiliki beberapa keuntungan karena merupakan proses tahapan perubahan yang cukup mudah dijalankan karena fokusnya adalah untuk mempersiapkan dan menerima perubahan. Model ini bukan perubahan yang sebenarnya melainkan hanya simulasi sebelum melakukan perubahan yang sebenarnya. Selain itu, transisi perubahan akan mudah dilakukan dengan model ini karena memiliki tahapan yang wajib dilakukan sebelum melangkah ke dalam tahap berkikutnya. Kelemahannya ialah tiap tahapan tidak dapat dilewati dan proses perubahan membutuhkan waktu yang cukup lama.

Referensi

Kotter, J. 1995. “Leading Change: Why transformation efforts fail.” Harvard Business Review p.60-67